Coaliția Organizațiilor Pacienților cu Afecțiuni Cronice din România – COPAC

  1. Cine suntem

Coaliția Organizațiilor Pacienților cu Afecțiuni Cronice din România – COPAC este o organizație neguvernamentală, fără scop patrimonial, care reprezintă și susține interesele pacienților cu afecțiuni cronice și ale organizațiilor de pacienți din România.

În cadrul activității sale, COPAC desfășoară și participă la proiecte, programe, campanii de informare și conștientizare, activități de educație pentru sănătate și prevenție, activități de sprijin și navigare a pacienților, grupuri de suport, cursuri și programe de formare, conferințe și evenimente, cercetări și chestionare, activități de advocacy și alte inițiative destinate pacienților, aparținătorilor, profesioniștilor din domeniul sănătății și organizațiilor partenere.

Protecția vieții private și a datelor cu caracter personal ale persoanelor cu care interacționăm reprezintă o preocupare importantă pentru COPAC.

Prezenta Politică de confidențialitate explică ce date cu caracter personal putem colecta, în ce scop le utilizăm, care sunt temeiurile prelucrării, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și care sunt drepturile persoanelor ale căror date sunt prelucrate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date – Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), Legea nr. 190/2018, precum și cu celelalte dispoziții legale aplicabile.

  1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Asociația Coaliția Organizațiilor Pacienților cu Afecțiuni Cronice din România – COPAC

Sediu: str. Wilhelm Filderman nr. 6, sector 3, București

CIF: 24318010

E-mail: copac@copac.ro

Website: www.copac.ro

Pentru întrebări privind protecția datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți contacta la adresa de e-mail copac@copac.ro.

În cadrul anumitor proiecte sau activități realizate în parteneriat, COPAC poate avea, după caz, calitatea de operator independent, operator asociat sau persoană împuternicită de un alt operator. Rolul COPAC și al celorlalți parteneri va fi precizat în informarea specifică activității respective, atunci când acest lucru este necesar.

  1. Cui se adresează această Politică

Prezenta Politică se aplică, după caz, prelucrării datelor cu caracter personal aparținând:

  • vizitatorilor website-ului www.copac.ro;
  • pacienților și aparținătorilor acestora;
  • persoanelor care solicită informații, sprijin, consiliere sau îndrumare;
  • persoanelor care se înscriu sau participă la proiectele și programele COPAC;
  • participanților la grupuri de suport;
  • participanților la cursuri, conferințe, workshop-uri, evenimente, campanii, caravane, activități de informare, prevenție sau screening;
  • persoanelor care completează formulare, chestionare, sondaje sau participă la studii și cercetări;
  • reprezentanților organizațiilor de pacienți și ai organizațiilor partenere;
  • profesioniștilor din domeniul sănătății și din alte domenii implicați în proiectele și activitățile COPAC;
  • candidaților la posturi, poziții de experți sau alte forme de colaborare;
  • angajaților, experților, colaboratorilor, voluntarilor și furnizorilor;
  • persoanelor care ne contactează prin website, e-mail, telefon sau alte canale de comunicare;
  • persoanelor care aleg să primească informații despre proiectele, evenimentele și activitățile COPAC.
  1. Ce date cu caracter personal putem colecta

Datele pe care le prelucrăm diferă în funcție de relația persoanei cu COPAC și de activitatea sau proiectul în care aceasta este implicată.

COPAC urmărește principiul reducerii la minimum a datelor și solicită numai informațiile necesare pentru scopul concret al prelucrării.

4.1. Date de identificare și contact

Putem prelucra, după caz:

  • nume și prenume;
  • adresă de e-mail;
  • număr de telefon;
  • localitate și județ;
  • adresă de domiciliu/reședință, atunci când este necesară;
  • data nașterii sau vârsta;
  • sexul, atunci când este relevant pentru eligibilitatea sau obiectivele unei activități;
  • semnătura;
  • alte date de identificare necesare în cadrul anumitor proiecte sau impuse de finanțator ori de legislația aplicabilă.

În anumite proiecte pot fi solicitate date suplimentare de identificare, inclusiv CNP, numai dacă acestea sunt necesare pentru îndeplinirea unei obligații legale, verificarea eligibilității sau îndeplinirea cerințelor specifice proiectului.

4.2. Date profesionale

În cadrul proiectelor, programelor de formare, recrutărilor sau colaborărilor putem prelucra:

  • profesia și ocupația;
  • funcția și locul de muncă;
  • organizația sau instituția reprezentată;
  • nivelul de studii;
  • calificări și specializări;
  • experiența profesională;
  • curriculum vitae;
  • alte informații profesionale relevante pentru activitatea respectivă.

4.3. Date referitoare la participarea la proiecte și activități

Putem prelucra informații privind:

  • înscrierea într-un proiect, program sau activitate;
  • îndeplinirea criteriilor de eligibilitate;
  • participarea și prezența la activități;
  • participarea la cursuri, evenimente, grupuri de suport, campanii, caravane sau alte activități;
  • răspunsurile oferite prin formulare și chestionare;
  • evaluările și feedback-ul participanților;
  • rezultatele activităților, atunci când acestea trebuie monitorizate;
  • documentele necesare implementării, monitorizării, raportării, verificării sau auditării proiectelor.

 

 

4.4. Date privind sănătatea

Având în vedere domeniul în care activează COPAC, în anumite situații putem prelucra date referitoare la sănătatea persoanelor.

Acestea pot include, în funcție de proiect sau activitate:

  • existența unei afecțiuni sau a unui diagnostic;
  • tipul afecțiunii;
  • anul sau perioada diagnosticării;
  • informații privind starea de sănătate furnizate de persoana vizată;
  • informații privind experiența pacientului în relație cu serviciile de sănătate;
  • factori de risc sau informații necesare participării la activități de prevenție ori screening;
  • alte informații medicale strict necesare scopului activității.

Datele privind sănătatea reprezintă categorii speciale de date cu caracter personal și beneficiază de o protecție sporită.

COPAC prelucrează astfel de date numai dacă există un temei juridic corespunzător potrivit art. 6 GDPR și este îndeplinită una dintre condițiile prevăzute de art. 9 GDPR.

Atunci când prelucrarea datelor privind sănătatea se bazează pe consimțământul explicit al persoanei vizate, acesta va fi solicitat distinct, într-o formă clară și neechivocă.

4.5. Imagini și înregistrări audio-video

În cadrul conferințelor, evenimentelor, cursurilor, campaniilor și altor activități COPAC pot fi realizate fotografii și/sau înregistrări audio-video.

Acestea pot fi utilizate, în condițiile legii, pentru documentarea activităților, raportarea proiectelor și comunicarea publică a activităților COPAC.

Atunci când natura utilizării necesită consimțământul persoanei vizate, acesta va fi solicitat separat.

În cazul evenimentelor la care sunt realizate fotografii sau înregistrări generale, participanții vor fi informați în mod corespunzător.

4.6. Date colectate prin intermediul website-ului

Atunci când accesați website-ul COPAC, pot fi colectate anumite informații tehnice, cum ar fi:

  • adresa IP;
  • tipul dispozitivului;
  • tipul și versiunea browserului;
  • sistemul de operare;
  • data și ora accesării;
  • paginile vizitate;
  • informații privind modul de interacțiune cu website-ul;
  • informații colectate prin cookie-uri și tehnologii similare.

Mai multe informații privind aceste tehnologii sunt sau vor fi disponibile în Politica privind cookie-urile.

  1. Cum colectăm datele

COPAC poate colecta date cu caracter personal:

  • direct de la persoana vizată;
  • prin formularele disponibile pe website-ul COPAC;
  • prin formularele utilizate pentru înscrierea în proiecte și activități;
  • prin e-mail, telefon sau alte mijloace de comunicare;
  • prin chestionare, sondaje, interviuri sau cercetări;
  • prin documentele furnizate pentru înscriere, recrutare sau colaborare;
  • în cadrul evenimentelor, cursurilor, grupurilor de suport și altor activități;
  • de la partenerii proiectelor, atunci când transmiterea datelor către COPAC este legală și necesară;
  • prin platformele digitale utilizate pentru desfășurarea activităților;
  • din surse publice, atunci când utilizarea acestora este legală și necesară scopului urmărit.
  1. În ce scop prelucrăm datele

În funcție de activitate, COPAC poate prelucra date cu caracter personal pentru:

  • a răspunde solicitărilor și mesajelor primite;
  • furnizarea de informații, sprijin și îndrumare;
  • comunicarea cu pacienții, aparținătorii și organizațiile de pacienți;
  • organizarea și implementarea proiectelor și programelor COPAC;
  • verificarea eligibilității persoanelor pentru anumite proiecte;
  • înscrierea și gestionarea participării la activități;
  • organizarea cursurilor și activităților de formare;
  • organizarea grupurilor de suport;
  • desfășurarea campaniilor de informare și educație pentru sănătate;
  • desfășurarea activităților de prevenție;
  • facilitarea accesului la servicii medicale și programe de screening;
  • activități de informare, mobilizare și navigare a pacienților;
  • realizarea de studii, cercetări, sondaje și chestionare;
  • evaluarea nevoilor și experiențelor pacienților;
  • evaluarea activităților și măsurarea rezultatelor proiectelor;
  • realizarea de analize și statistici, de preferință în formă agregată sau anonimizată atunci când scopul permite acest lucru;
  • elaborarea și susținerea inițiativelor de advocacy și politicilor publice;
  • documentarea și promovarea activităților organizației;
  • îndeplinirea obligațiilor de monitorizare, raportare, verificare, control și audit aferente proiectelor;
  • recrutarea angajaților, experților și colaboratorilor;
  • gestionarea relațiilor contractuale cu angajații, experții, colaboratorii, partenerii și furnizorii;
  • îndeplinirea obligațiilor financiar-contabile și administrative;
  • transmiterea de informații privind proiecte, campanii, evenimente, cursuri sau alte activități COPAC, atunci când există un temei legal pentru aceasta;
  • administrarea, funcționarea și securizarea website-ului și a sistemelor informatice;
  • constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi;
  • îndeplinirea obligațiilor legale ale COPAC.
  1. Temeiurile juridice ale prelucrării

COPAC nu prelucrează toate datele în baza consimțământului.

În funcție de natura activității și scopul prelucrării, putem utiliza unul sau mai multe dintre temeiurile juridice prevăzute de art. 6 alin. (1) GDPR:

  • consimțământul persoanei vizate, atunci când acesta reprezintă temeiul adecvat al prelucrării;
  • executarea unui contract sau efectuarea unor demersuri la cererea persoanei înainte de încheierea unui contract;
  • îndeplinirea unei obligații legale care revine COPAC;
  • protejarea intereselor vitale, în situațiile prevăzute de lege;
  • îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public, atunci când acest temei este aplicabil;
  • interesul legitim al COPAC sau al unui terț, atunci când interesele, drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate nu prevalează asupra acestuia.

Pentru prelucrarea datelor privind sănătatea și a altor categorii speciale de date este necesară, suplimentar, existența uneia dintre condițiile prevăzute de art. 9 alin. (2) GDPR.

Temeiurile juridice concrete pot fi detaliate în Nota de informare aferentă proiectului, formularului sau activității respective.

  1. Proiectele și programele COPAC

COPAC dezvoltă proiecte proprii și participă la proiecte realizate în parteneriat cu instituții publice, universități, unități sanitare, organizații neguvernamentale, organizații profesionale, finanțatori și alte entități.

Acestea pot include proiecte și programe privind:

  • prevenția și screeningul;
  • accesul pacienților la servicii de sănătate;
  • navigarea pacienților;
  • informarea și educația pentru sănătate;
  • sprijinul psihologic și grupurile de suport;
  • formarea profesioniștilor;
  • dezvoltarea organizațiilor de pacienți;
  • cercetarea și evaluarea nevoilor pacienților;
  • advocacy și politici publice;
  • alte domenii relevante pentru pacienții cu afecțiuni cronice și pentru sistemul de sănătate.

În cadrul fiecărui proiect, tipul și volumul datelor colectate pot fi diferite.

Atunci când este necesar, participanții vor primi o Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal specifică proiectului sau activității respective.

Aceasta poate conține informații suplimentare privind:

  • categoriile exacte de date colectate;
  • scopurile concrete ale prelucrării;
  • temeiurile juridice;
  • criteriile de eligibilitate;
  • partenerii care prelucrează sau primesc date;
  • rolul fiecărui partener în raport cu datele;
  • perioada de păstrare;
  • obligațiile impuse de finanțator;
  • condițiile specifice prelucrării datelor privind sănătatea.

Prezenta Politică reprezintă cadrul general aplicabil activității COPAC și se completează cu informările specifice fiecărui proiect.

Acest principiu se aplică inclusiv proiectelor finanțate din fonduri europene sau alte surse de finanțare, precum și altor proiecte prezente sau viitoare în care COPAC este implicată.

  1. Grupurile de suport și activitățile destinate pacienților

COPAC organizează sau sprijină activități destinate persoanelor diagnosticate cu diferite afecțiuni, inclusiv grupuri de suport.

Pentru înscrierea și participarea la asemenea activități poate fi necesară furnizarea unor informații privind diagnosticul sau situația de sănătate.

Aceste informații sunt utilizate numai în măsura necesară pentru:

  • verificarea eligibilității;
  • constituirea și organizarea grupului;
  • contactarea participantului;
  • adaptarea activității la nevoile participanților;
  • evaluarea activității, atunci când aceasta este prevăzută.

Informațiile personale împărtășite de participanți în cadrul grupurilor de suport trebuie tratate cu confidențialitate.

Atunci când natura activității o impune, participanților le pot fi comunicate suplimentar reguli specifice privind confidențialitatea și participarea la grup.

  1. Comunicări privind proiectele și activitățile COPAC

COPAC poate transmite informații privind proiecte, campanii, evenimente, cursuri, grupuri de suport, conferințe și alte activități relevante.

Atunci când transmiterea unor asemenea comunicări se bazează pe consimțământ, acesta va fi solicitat separat de acordul sau informarea privind prelucrarea datelor necesare participării la un proiect.

Persoana trebuie să poată refuza comunicările opționale fără ca acest lucru să afecteze participarea sa la activitatea pentru care este eligibilă.

Consimțământul pentru comunicările opționale poate fi retras în orice moment.

  1. Fotografii, înregistrări și comunicare publică

COPAC își comunică public activitățile prin website, presă, rețele sociale, materiale de informare, rapoarte, publicații și alte canale de comunicare.

În acest context pot fi utilizate fotografii, înregistrări video, declarații, interviuri sau mărturii ale participanților.

COPAC va avea în vedere natura materialului, contextul în care acesta a fost obținut, așteptările rezonabile ale persoanelor și temeiul juridic aplicabil.

În special în cazul pacienților și al situațiilor în care materialele pot dezvălui direct sau indirect informații privind starea de sănătate, va fi acordată o atenție sporită protecției persoanei, iar consimțământul explicit va fi solicitat atunci când acesta este necesar.

  1. Cui putem transmite datele

COPAC nu vinde și nu comercializează datele cu caracter personal.

În funcție de activitate, datele pot fi transmise, strict în măsura necesară, către:

  • partenerii implicați în implementarea proiectului;
  • liderul de proiect sau beneficiarul finanțării;
  • finanțatori;
  • autorități de management și organisme intermediare;
  • organisme cu atribuții de monitorizare, verificare, control și audit;
  • autorități și instituții publice, atunci când transmiterea este impusă de lege;
  • unități sanitare sau profesioniști implicați în activitățile proiectului, atunci când acest lucru este necesar și legal;
  • furnizori de servicii IT, hosting, mentenanță și securitate;
  • furnizori ai platformelor utilizate pentru formulare, comunicare, videoconferințe sau evenimente;
  • furnizori de servicii financiar-contabile, juridice sau alte servicii profesionale;
  • alți furnizori care prelucrează date în numele COPAC;
  • alte entități, atunci când persoana vizată a fost informată sau când transmiterea este permisă ori impusă de lege.

Atunci când un furnizor prelucrează date în numele COPAC, acesta va avea acces numai la datele necesare furnizării serviciului respectiv și va avea obligația de a le proteja.

  1. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Anumite servicii și platforme digitale utilizate de COPAC pot implica stocarea sau accesarea datelor din afara Spațiului Economic European.

Atunci când un astfel de transfer are loc, COPAC va urmări existența unui mecanism legal de transfer și a garanțiilor prevăzute de GDPR, cum ar fi o decizie de adecvare a Comisiei Europene, clauzele contractuale standard sau alte mecanisme legale aplicabile.

Informații suplimentare privind transferurile relevante pentru o anumită activitate pot fi furnizate la cerere sau prin informarea specifică activității.

  1. Cât timp păstrăm datele

COPAC păstrează datele numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului pentru care acestea au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale și contractuale aplicabile.

Durata păstrării poate varia în funcție de:

  • natura datelor;
  • activitatea în cadrul căreia au fost colectate;
  • durata proiectului;
  • cerințele finanțatorului;
  • obligațiile de raportare;
  • termenele legale de arhivare;
  • obligațiile financiar-contabile;
  • perioadele de monitorizare, verificare, control și audit;
  • termenele legale pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi.

Pentru proiectele finanțate, anumite documente și date pot trebui păstrate pe durata prevăzută de contractul de finanțare și legislația aplicabilă.

Atunci când datele sunt prelucrate în baza consimțământului pentru comunicări opționale, acestea vor fi păstrate până la retragerea consimțământului sau până când nu mai sunt necesare scopului respectiv, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare.

După expirarea perioadelor aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau distruse în condiții de siguranță.

  1. Securitatea și confidențialitatea datelor

COPAC adoptă măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva:

  • accesului neautorizat;
  • utilizării necorespunzătoare;
  • divulgării neautorizate;
  • modificării;
  • pierderii;
  • distrugerii accidentale sau ilegale.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.

Persoanele care au acces la date sunt obligate să respecte confidențialitatea acestora.

Pentru datele privind sănătatea și alte informații sensibile, COPAC urmărește aplicarea unor măsuri de protecție corespunzătoare nivelului de risc asociat prelucrării.

  1. Date referitoare la minori

Unele proiecte sau activități COPAC pot implica persoane minore.

În aceste situații, prelucrarea datelor va fi adaptată vârstei persoanei și naturii activității și va respecta cerințele speciale aplicabile protecției minorilor.

Atunci când legislația impune acordul reprezentantului legal, acesta va fi solicitat în mod corespunzător.

Informațiile adresate direct minorilor vor fi prezentate, pe cât posibil, într-un limbaj clar și adecvat vârstei acestora.

  1. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoanele ale căror date sunt prelucrate beneficiază de următoarele drepturi:

Dreptul la informare – dreptul de a primi informații clare privind modul în care sunt prelucrate datele personale.

Dreptul de acces – dreptul de a obține confirmarea că datele sunt sau nu prelucrate și, atunci când sunt prelucrate, acces la acestea și la informațiile prevăzute de GDPR.

Dreptul la rectificare – dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – în situațiile prevăzute de GDPR.

Dreptul la restricționarea prelucrării – în condițiile stabilite de GDPR.

Dreptul la portabilitatea datelor – atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.

Dreptul la opoziție – atunci când prelucrarea se întemeiază pe anumite temeiuri prevăzute de GDPR.

Dreptul de a retrage consimțământul – atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, atunci când aceasta produce efecte juridice sau afectează persoana în mod similar într-o măsură semnificativă, cu excepțiile prevăzute de lege.

Exercitarea anumitor drepturi nu este absolută. De exemplu, datele nu pot fi șterse dacă COPAC are în continuare obligația legală sau contractuală de a le păstra.

  1. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru întrebări privind modul în care COPAC prelucrează datele cu caracter personal, ne puteți contacta la:

Coaliția Organizațiilor Pacienților cu Afecțiuni Cronice din România – COPAC

Str. Wilhelm Filderman nr. 6, sector 3, București

E-mail: copac@copac.ro

Pentru a proteja datele persoanei vizate, COPAC poate solicita informații suplimentare necesare verificării identității solicitantului.

Solicitările vor fi soluționate în termenele și condițiile prevăzute de GDPR.

  1. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal încalcă legislația aplicabilă, aveți dreptul de a depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa instanțelor judecătorești competente.

  1. Website-uri, platforme și servicii externe

Website-ul COPAC poate conține linkuri către website-uri sau servicii administrate de alte organizații.

Atunci când accesați un astfel de website extern, prelucrarea datelor dumneavoastră se realizează potrivit politicii de confidențialitate a operatorului respectiv.

De asemenea, COPAC poate utiliza servicii și platforme externe pentru formulare, comunicare, organizarea evenimentelor, videoconferințe sau alte activități.

Atunci când aceste servicii prelucrează date în numele COPAC, vom urmări utilizarea lor în conformitate cu cerințele aplicabile privind protecția datelor.

  1. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul COPAC poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea tehnică a site-ului și, după caz, pentru funcționalități suplimentare, analiză sau integrarea unor servicii externe.

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate pentru funcționarea website-ului.

Cookie-urile care necesită acordul utilizatorului vor fi activate numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Informațiile detaliate privind tipurile de cookie-uri utilizate, scopurile acestora, durata și modalitatea de gestionare a preferințelor – Politica privind cookie-urile.

  1. Actualizarea Politicii de confidențialitate

COPAC poate modifica periodic prezenta Politică pentru a reflecta schimbările legislative, modificările privind activitatea organizației, dezvoltarea unor noi proiecte sau modificarea modului în care sunt utilizate datele cu caracter personal.

În cazul unor modificări importante privind modul în care sunt utilizate datele, persoanele vizate vor fi informate prin mijloace adecvate, atunci când acest lucru este necesar.

Data ultimei actualizări: 04.09.2026

  1. Contact

Pentru orice întrebare referitoare la prezenta Politică sau la prelucrarea datelor cu caracter personal:

Coaliția Organizațiilor Pacienților cu Afecțiuni Cronice din România – COPAC

Str. Wilhelm Filderman nr. 6, sector 3, București

E-mail: copac@copac.ro

Website: www.copac.ro